روش های حل مسئله سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی

روش های حل مسئله سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی

یک سازمان همواره با مشکلاتی روبرو می شود که نیازمند تفکر و حل آن به بهترین صورت است. روش های زیادی از جمله طوفان فکری، شکستن مشکل به ریز مسئله و… وجود دارد، تجربه ما در کارخانجات جعبه سازی و مجموعه هولدینگ چاپ و بسته بندی در طول 25 سال فعالیت مستمر، ما را بر آن داشت تا یکی از کارامد ترین شیوه های حل مسئله را با شما به اشتراک بگذاریم، این راه حل در روانشناسی شش کلاه فکری نام دارد و در صورتی که شما نیز روشی استاندارد برای حل مسائل سازمانی خود نیاز دارید، در ادامه با ما همراه باشید:

آیا تا بحال برایتان پیش آمده است که تیم کاری شما از هر جهت ایده آل باشد اما روشی در تفکر ندارد و به همین خاطر در زمان تصمیم گیری و تجزیه و تحلیل شرایط دچار مشکل شده باشید؟ گاهی اوقات تیمهای کاری وجود دارند که بسیار باهوش، سریع و حتی گاهی خلاق هستند اما در تصمیم گیری برای پروژه ها یا اتمام آنها دچار مسئله می شوند.

اغلب ما زمانیکه تیمی به نتایج دلخواه خود نمی رسد، سعی میکنیم اعضا تیم را تغییر دهیم اما آیا تا بحال به این موضوع اندیشه اید که روش تفکرتان را تغییر دهید؟ آیا به این موضوع فکر کرده اید که فکر کردن درباره فکر کردن یکی از روشهای ذهن موفق است؟

یکی از روشهای مناسب در فکر کردن، روش شش کلاه است که بصورت فردی و گروهی استفاده می شود و در زیر به صورت خلاصه کاربرد آن در حل مسئله به صورت تیمی را بیان می کنیم.

روش شش کلاه تفکر ابتدا توسط ادوارد دوبونو پایه گذاری شد و با توجه به کاربرد فراوانی که در حل مسئله، تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت داشت، روز به روز در سراسر جهان گسترش یافت. این تکنیک از دو جهت حائز اهمیت است، اول اینکه به افراد کمک میکند تا بتوانند به روشی سیستماتیک به موضوع نگاه کنند، روند تفکرشان را مدیریت کرده و وارد حاشیه نشوند. دوم اینکه، این روش سبب میشود تا افراد از قالبهای فکری خود خارج شده و به روش دیگری به موضوع نگاه کنند و بتوانند تصمیم گیری های گذشته خود را مورد ارزیابی قرار دهند.

تعاریف کلاه فکری

اصطلاح کلاه فکری استعاره ای از نوع تفکر است که بسته به موقعیت و ترتیب مورد نیاز استفاده می شود. این کار شبیه به تفکیک نور سفید به انواع اشعه ها با طول موج ها و خواص مختلف است. همانگونه که تفکیک نور به رنگ های مختلف، اشعه ماورا بنفش، مادون قرمز، اشعه مایکروویو و غیره کمک می کند تا هر کدام را برای منظور خاصی به کار گیریم، تفکیک ابعاد مختلف تفکر هم می تواند کمک کند تا به شکل بهینه از تفکر چند بعدی بهره ببریم.

• کلاه آبی:  دارنده کلاه آبی باید به تفكر كردن جمع، جهت دهد و برنامه‌ای مشخص را به سرانجام برساند. این کلاه مدیر جلسه است. هدایت کننده جلسه، هماهنگ کننده، یادآور، مشوق، خلاصه کننده وتغییردهنده مسیر جلسه از نقش های فردی است که کلاه آبی را برای تفکر انتخاب می کند.
• کلاه سفید:  فقط اطلاعات را ارائه می‌کند. این کلاه دنبال حقایق است و آنچه بیان می کند باید بر اساس روش علمی، آماری و پژوهشی باشد. جمع آوری اطلاعات، ایجاد گزارش از حقایق و شفاف سازی نقش هایی است فرد با نوع نگرش تفکر سفید انجام می دهد.
• کلاه قرمز:  با کلاه قرمز افراد احساسات و نظرات بر پایه عواطف خود را در مورد یک موضوع بروز می‌دهند.
• کلاه سیاه:  کسی که کلاه سیاه به سر دارد، انتقادهایش را به شکل منطقی بیان می‌کند. پرس وجو، پیش بینی نتایج، قیاس، استقرا از داده ها و هشدار از جمله نمودهای تفکر مشکی است.
• کلاه زرد:  فرد با گذاشتن كلاه زرد به جنبه‌های مثبت موضوع مورد بحث توجه می‌کند. موافقت، پرزنت پروژه ها یا راه حل ها با رویکرد مثبت و بازنویسی از  فریندهای این نوع تفکر می باشند.
• کلاه سبز:  این جنبه از تفکر، توجه به خلاقیت و یافتن راه‌های نو است. پرزنت طرح ها یا راه حل های جایگزین و دیدن مسئله از زوایای دیگر از اجزای فکر کردن با کلاه سبز می باشد.

نکات:

• این گام ها می تواند به صورت گروهی یا به روش Brain Storming (طوفان فکری) اجراشود.
• تیم از متد شش کلاه فکری استفاده می کند تا تمام جوانب یک موضوع را در نظر بگیرد از جمله امکانپذیری، تدارکات، هزینه ها و..

 روش اجرای تکنیک بصورت گروهی

در این بخش ابتدا مثال هایی از هر کدام از انواع تفکر را ذکر و سپس استفاده از ترکیب آنها را با هدف حل مسئله گروهی بررسی می کنیم.

مثال برای تفکر با کلاه آبی:

بعنوان یک مدیر پروژه، من از این کلاه بیشتر از سایرین استفاده می کنم. هرگاه که جلسه ای تشکیل شود قبل از آن، من زمان می گذارم تا بتوان در جلسه مسئله را به درستی تعریف کنم، (بعنوان مثال مشتری x نظرش را در مورد رنگ شماتیک های وب سایت و زمان تحویل تغییر داده است.) همچنین نیاز است شاخص نتایج مطلوب بیان شود، (بعنوان مثال: قانع کردن مشتری برای زمان تحویل طولانی تر یا اختصاص بودجه بیشتر برای انجام اضافه کاری پرسنل و اتمام آن تایم پروژه) بعد از شنیدن نظر تمامی افراد، من یک طرح برای ادامه پروژه و ارسال به مشتری آماده می کنم.

مثال برای تفکر با کلاه سفید:

زمانی که تیم من کلاه تفکر سفید را بر سر دارد، ما فقط در مورد حقایق و اطلاعات مسئله صحبت می کنیم. در این گام  برای حل مسئله تلاشی صورت نمی گیرد و فقط داده ها به اشتراک گذاشته می شود. بعنوان مثال ما تائید می کنیم که مشتری نظر خود را در مورد رنگ روی جعبه هایی که قرار است هفته آینده چاپ و بسته بندی شوند، تغییر داده است که سبب یکی از دو حالت خواهد شد: یک هفته تاخیر در زمان تحویل، دریافت600 دلار اضافی برای انجام اضافه کاری توسط پرسنل و  تحویل به موقع.

مثال برای تفکر با کلاه زرد:

بعنوان فردی که از کلاه زرد استفاده می کند، از اینکه بگوییم راه حلی وجود ندارد اجتناب می کنیم. ما در مورد مزایای هر راه حل و چگونگی اجرای موثر آن ها صحبت می کنیم.  اگر مشتری با افزایش زمان تحویل (بعنوان مثال جعبه های با چاپ متالایز) موافقت کرد،  اعضای تیم می توانند زمان بیشتری را به پروژه نسبت به پلن اولیه اختصاص دهند و در صورتیکه مشتری افزایش هزینه را متقبل شد می توانیم با مدیران دیگر دپارتمان ها برای تامین نیروی مورد نیاز کار اضافی صحبت کنیم.

مثال برای تفکر با کلاه قرمز:

به عکس ظاهر آن، فکر قرمز چیز بدی نیست!  بخش عمده ای از حل مشکلات به طور شهودی صورت می گیرد و هرگونه راه حل بالقوه را بررسی می کند. افراد  فقط باید مراقب باشند که اجازه ندهند تعصبات قبلی، نظرشان را راهنمایی کند. پس از نصب فیلترهای مناسب فکری، احساسات متفکر با کلاه قرمز می تواند راه حل هایی را کشف کند که یک رویکرد کاملاً منطقی هرگز کشف نمی کند.

موقع فکر کردن با کلاه قرمز ، همه اعضای تیم راه حل ها را از دیدگاه عاطفی ارزیابی می کنند: ما و مشتری. کدام یک بیشتر احتمال دارد که عصبانیت یا ناامیدی ایجاد کنند؟(و در کدام راه حل؟) آیا مشتری نسبت به تأخیر در تحویل وب سایت یا افزایش بودجه ، پذیراتر خواهد بود.

مثال برای تفکر با کلاه سیاه:

زمانیکه کلاه سیاه را می پوشیم، زمان آنست که در مورد آنچه در مسیر اشتباه قرار می گیرد صحبت کنیم. دلایل احتمالی برای اینکه راه حل ” افزایش زمان تحویل” با مشکل روبرو شود چیست؟ راه حل افزایش بودجه چگونه می تواند مشکل ساز شود؟

مثال برای تفکر با کلاه سبز:

از کلاه های سبز ، ما از منظر خلاقانه و نوآورانه به موضوع فکر می کنیم. اگر مشتری به تحویل محصول (بعنوان مثال جعبه های کارخانه جعبه سازی) در مهلت اصلی اصرار دارد ، چرا در آخرین ساعات اضافه کاری طولانی و اجباری برای پرسنل، ترتیب یک مهمانی را  ندهیم؟ می توانیم بعد از ساعت 5 بعد از ظهر به جای یونیفرم کار، لباس روزانه بپوشیم  یکی از افراد گروه می تواند پیژامه بپوشد و بقیه را بخنداند. سپس کسی پیشنهاد می کند که پیتزا بیاورند و یک مسابقه داشته باشیم.

استفاده از هر شش کلاه  برای حل مسئله

به خاطر داشته باشید حل مسئله به کمک مدل شش کلاه فکری راهی برای شکستن چهارچوبهای ذهنی است. این مدل تصمیم گیری و الویت بندی را  بر اساس تاثیرآگاهانه انواع روش های تفکر عملی می سازد. در ذیل یک روش استفاده موثر از شش کلاه فکری برای حل مسئله در کارگروه عضو یک سازمان آمده است

معمولا در ابتدای جلسات فرد با کلاه آبی که مدیر جلسه در نظر گرفته می شود صحبت اولیه را شروع می کند و از بابت اینکه کلیه افراد متوجه موضوع و در طول جلسه همراه با آن هستند اطمینان می یابد، سپس با اعلام رنگ تفکر از حاضرین می خواهد تا تنها از زاویه مطرح شده در مورد موضوع صحبت کنند. بدیهی است خلاصه نظرات شرکت کنندگان ثبت می شود. بعنوان مثال مدیر جلسه در صورتی که موقع تفکر مشکی، فردی از دید زرد به موضوع نظر دهد تذکر داده و آن را جمع آوری نمی کند. نوع چیدمان استفاده از کلاه های فکری با مدیر جلسه است و به هدف و دستاورد جلسات بستگی دارد. بعنوان مثال مدل نشان داده شده در جدول فوق ترتیب خوبی برای حل یک مسئله سازمانی موقعی که راه حل ها در ابتدا مشخص نیست و نیاز به بررسی دقیق هر پیشنهاد می باشد و مدل زیر در زمانی که یک Brain Storming  (طوفان فکری) برای دانستن سریع راه حل ها و بازخوردهای احساسی مجموعه مورد نیاز است به کار می رود:

خلاصه:

روش شش کلاه فکری، تفکر عمیق تیم را در برای حل مسئله، بدون لطمه زدن به به شخصیت افراد میسر می سازد. این نوع تفکر ما را تشویق به فرا رفتن از نظر دهی ساده و در گذشته ماندن می کند. در صورتیکه تیم شما دارای یک مدیر  جلسه قوی با کلاه آبی باشد، نتیجه استفاده از این مدل مشارکت همه تیم و تصمیم سازی بهتر و سریع تر است. در یک مجموعه چاپ وبسته بندی که به صورت مداوم نیاز به راه حل هایی برای حل مسائل مختلف است، این مدل بنا به تجربه ما موثر و کارامد است.

سوالات متداول:

در اینجا به برخی از سوالات متداول در مورد روش های حل مسئله سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی پاسخ می دهیم:

1. چه نوع مشکلاتی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی ممکن است رخ دهد؟

انواع مختلفی از مشکلات می تواند در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی رخ دهد، از جمله:

• مشکلات مربوط به کیفیت: مانند چاپ نامناسب، ناهماهنگی رنگ، جعبه های آسیب دیده و …
• مشکلات مربوط به زمان: مانند تاخیر در تحویل، عدم انطباق با برنامه زمانی تولید و …
• مشکلات مربوط به هزینه: مانند افزایش هزینه مواد اولیه، ضایعات زیاد و …
• مشکلات مربوط به ایمنی: مانند حوادث محل کار، خطرات سلامتی و …
• مشکلات مربوط به منابع انسانی: مانند غیبت کارکنان، جابجایی پرسنل، کمبود مهارت و …

2. چگونه می توان مشکلات سازمانی را در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی حل کرد؟

روش های مختلفی برای حل مشکلات سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی وجود دارد، از جمله:

• استفاده از روش های حل مسئله: مانند طوفان فکری، نمودار Ishikawa، روش 5 چرا و …
• تجزیه و تحلیل علل ریشه ای: برای یافتن علت اصلی مشکل و حل آن به طور موثر
• ایجاد یک برنامه اقدام: با شرح گام های مشخص برای حل مشکل
• نظارت و ارزیابی: برای اطمینان از اینکه مشکل به طور موثر حل شده است

3. چه ابزارهایی برای حل مسئله سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی وجود دارد؟

ابزارهای مختلفی برای حل مسئله سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی وجود دارد، از جمله:

• نرم افزار مدیریت پروژه: برای برنامه ریزی، پیگیری و مدیریت وظایف مربوط به حل مسئله
• نرم افزار کنترل کیفیت: برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های مربوط به مشکلات کیفیت
• نرم افزار ایمنی: برای شناسایی و مدیریت خطرات ایمنی
• نرم افزار منابع انسانی: برای مدیریت داده های مربوط به کارکنان و حل مشکلات مربوط به منابع انسانی

4. چگونه می توان از بروز مشکلات سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی جلوگیری کرد؟

راه های مختلفی برای جلوگیری از بروز مشکلات سازمانی در یک کارخانه جعبه سازی و چاپ و بسته بندی وجود دارد، از جمله:

• ایجاد یک فرهنگ پیشگیرانه: با تمرکز بر پیشگیری از مشکلات قبل از بروز آنها
• انجام بازرسی های منظم: برای شناسایی و رفع خطرات بالقوه
• آموزش کارکنان: در مورد نحوه حل مشکلات و جلوگیری از آنها
• استفاده از سیستم های مدیریت کیفیت: برای اطمینان از انطباق با استانداردهای کیفیت
• ایجاد یک کانال ارتباطی باز: برای تشویق کارکنان به گزارش مشکلات